4. Ciclo commerciale e fatturazione

• Preventivi e posizioni
• Ordini di vendita
• Proposte Fattura
• Fatture di acconto e saldo
• Fatture
• Controlli prima dell’emissione

Preventivi e posizioni

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Preventivi e posizioni

Classificazione

Modulo standard vtenext esteso.

Posizioni

Le righe Prodotto/Servizio possono essere organizzate in Posizioni. Per ciascuna posizione sono disponibili:

• Numero Posizione, assegnato o mantenuto dal sistema;
• Nome Posizione, modificabile;
• Totale Posizione Senza IVA, calcolato;
• Totale Posizione Con IVA, calcolato;
• Nascondi Posizione, per controllarne l’uso in stampa.

Ogni riga prodotto/servizio possiede il campo Posizione. Se una riga successiva non indica una posizione, viene associata alla posizione precedente.

Procedura

1. Creare o modificare il Preventivo.
2. Assegnare il numero di Posizione alle righe.
3. Salvare.
4. Controllare il riepilogo Posizioni.
5. Modificare i nomi ed eventualmente selezionare Nascondi Posizione.
6. Nel blocco Impostazioni di Stampa, impostare Stampa Subtotali.

Calcoli

Al salvataggio il sistema ricalcola per posizione imponibile e totale con IVA, considerando righe, imposte e sconto finale. Le posizioni non più presenti nelle righe vengono rimosse dal riepilogo.

Passaggio all’Ordine

Quando si crea un Ordine di vendita dal Preventivo, nomi e impostazione Nascondi Posizione vengono riportati nelle corrispondenti Posizioni dell’Ordine.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Posizioni nel Preventivo

Pagina da aprire: Preventivo in modifica e dettaglio
Contenuto da mostrare: righe con Posizione e tabella riepilogativa
Evidenziare: subtotali e Stampa Subtotali
Dati da usare: tre righe in due posizioni
Scopo: organizzare e stampare l’offerta per sezioni

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

Ordini di vendita

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Ordini di vendita

Classificazione

Modulo standard vtenext esteso.

Aggiunte

• Posizioni e relativi totali;
• comando Crea Acconto/Saldo;
• Totale Fatturato;
• Totale Fatturato Senza Iva;
• Totale da Fatturare.

Totali automatici

Ogni volta che una Fattura viene creata, modificata, spostata su un altro Ordine o eliminata, l’Ordine ricalcola:

• totale delle Fatture collegate, tenendo conto degli sconti;
• totale fatturato senza imposte;
• residuo da fatturare rispetto al totale dell’Ordine.

Gli Ordini provenienti da integrazioni esterne possono essere esclusi dall’aggiornamento dei campi riepilogativi secondo la configurazione installata.

Posizioni

Il funzionamento è analogo ai Preventivi. Se l’Ordine nasce da un Preventivo, titoli e visibilità delle Posizioni vengono copiati. A ogni salvataggio i totali delle posizioni sono rigenerati dalle righe prodotto/servizio.

Funzione correlata

Per la procedura completa vedere Fatture di acconto e saldo.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Ordine e stato fatturazione

Pagina da aprire: Ordine di vendita in dettaglio
Contenuto da mostrare: Totale Fatturato, senza IVA, da fatturare e pulsante
Evidenziare: variazione dopo la creazione di una Fattura
Dati da usare: ordine parzialmente fatturato
Scopo: conoscere il residuo amministrativo

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

Proposte Fattura

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Proposte Fattura

Classificazione

Modulo aggiuntivo Fatturazione Avanzata. Nell’interfaccia italiana verificata il nome è Proposta Fattura.

A cosa serve

Raccoglie Ticket chiusi e fatturabili, consente il controllo delle righe prima dell’emissione e genera le Fatture.

Stati

Da Controllare, Approvato, Fatturato, Spedito al Cliente, Annullata.

Campi principali

Nome e Numero Proposta, Azienda obbligatoria, Contatto, Stato, Motivazione Annullamento, indirizzi, descrizione, termini e righe prodotto/servizio. Numero e totali sono automatici.

Generare Proposte dai Ticket

1. Aprire la lista Ticket.
2. Selezionare uno o più Ticket.
3. Premere Genera Proposte Fattura.
4. Nella finestra Impostazioni Proposta Fattura scegliere:
   • Raggruppa Lavori (Prodotti/Servizi);
   • Raggruppa Per Cliente.
5. Premere Invia.
6. Controllare il riepilogo di record creati ed errori.
7. Se richiesto, accettare il reindirizzamento alle nuove proposte.

Senza raggruppamento viene creata una proposta per Ticket. Raggruppando per cliente, più Ticket dello stesso cliente confluiscono nella stessa proposta. Raggruppando prodotti/servizi, righe equivalenti sono sommate.

Dati copiati e stati

La proposta riceve Azienda/Contatto, indirizzi, valuta, descrizioni dei Lavori, termini, prodotti, servizi, quantità, prezzi, sconti e imposte. Nasce Da Controllare. I Ticket inclusi passano a Proposta Fattura e vengono collegati alla proposta.

Controlli che bloccano

Il Ticket deve essere Chiuso e Da Fatturare, avere cliente e almeno un Lavoro valorizzato, non essere già in proposta e usare la stessa valuta degli altri Lavori raggruppati. Se nessun record è idoneo compare “Nessun ticket da mandare in proposta fattura”.

Controllare e approvare

Aprire la proposta, verificare intestazione, indirizzi, righe, imposte, descrizione e termini; quindi impostare Approvato.

Sospendere Ticket dalla proposta

1. Selezionare Sospendi Ticket sulle righe interessate.
2. Compilare Motivazione Annullamento se necessaria.
3. Salvare e confermare.

Tutte le righe dello stesso Ticket vengono rimosse insieme; il Ticket perde il collegamento alla proposta e passa a Sospeso con la motivazione. Se si sospende l’unico Ticket o si imposta Annullata, la proposta viene eliminata dopo il salvataggio. La conferma visualizzata avverte che, con un solo Ticket, verrà eliminata tutta la proposta.

Generare Fatture

1. Dalla lista Proposte selezionare record Approvato.
2. Premere Genera Fatture.
3. Il sistema controlla che non esista già una Fattura e che siano compilati i giorni di pagamento.
4. Confermare l’eventuale reindirizzamento.

La Fattura copia intestazione, indirizzi, valuta, righe, sconti, imposte, descrizione e termini. La proposta passa a Fatturato e anche i Ticket collegati passano a Fatturato.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Generazione Proposte

Pagina da aprire: lista Ticket e finestra Impostazioni Proposta Fattura
Contenuto da mostrare: selezione, pulsante e opzioni di raggruppamento
Evidenziare: prerequisiti e riepilogo
Dati da usare: due Ticket dello stesso cliente
Scopo: scegliere correttamente il raggruppamento

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Sospensione Ticket

Pagina da aprire: Proposta Fattura in modifica
Contenuto da mostrare: righe, Sospendi Ticket, motivazione e conferma
Evidenziare: stato finale del Ticket
Dati da usare: proposta con almeno due Ticket
Scopo: rimuovere un Ticket senza fatturarlo

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

Fatture di acconto e saldo

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Fatture di acconto e saldo

Classificazione

Funzione aggiunta all’Ordine di vendita standard.

Prerequisiti

Ordine valorizzato, Azienda/Contatto, righe, valuta e Servizi di categoria Acconto e Saldo.

Procedura

1. Aprire l’Ordine di vendita.
2. Premere Crea Acconto/Saldo.
3. Scegliere Acconto oppure Saldo.
4. Per il Saldo scegliere Riga Singola o Completo.
5. Per Acconto o Riga Singola selezionare Servizio, imposta, titolo, data Fattura, scadenza e importo.
6. L’importo può essere assoluto o percentuale, ad esempio 30%.
7. Confermare e, se proposto, aprire la lista Fatture generate.

La finestra mostra totale documento, residuo, totale fatturato e fatturato senza IVA.

Risultato

La Fattura copia Ordine, Azienda/Contatto, listino, valuta, magazzino, indirizzi, descrizione e tipo di tassazione.

• Acconto: una riga con il Servizio Acconto.
• Saldo – Riga Singola: una riga con il Servizio Saldo.
• Saldo – Completo: copia l’intero blocco prodotti/servizi dell’Ordine.
• L’eventuale percentuale è calcolata sul totale dell’Ordine.
• Se si indica un’imposta, il valore lordo viene trasformato nel corrispondente imponibile della riga.

Collegamento degli acconti

La Fattura di saldo elenca gli acconti precedenti dello stesso Ordine. Se configurato, aggiunge una riga negativa che sottrae gli acconti dal saldo.

Controlli e messaggi

• “Una delle due date non ha un formato valido”
• “Inserire un acconto valido”
• “Inserire un servizio di acconto”
• “L'acconto selezionato supera il totale rimanente da fatturare”
• “Prego inserire un titolo per la fattura”
• “Tipologia di Acconto/Saldo non valida”

Al termine viene mostrato quante Fatture sono state create e quanti errori si sono verificati.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Finestra Acconto/Saldo

Pagina da aprire: Ordine di vendita, Crea Acconto/Saldo
Contenuto da mostrare: tipi, importo/percentuale, date, servizio e riepilogo
Evidenziare: residuo da fatturare
Dati da usare: ordine dimostrativo
Scopo: creare un documento coerente col residuo

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

Fatture

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Fatture

Classificazione

Modulo standard vtenext esteso.

Aggiunte

• Tipo Fattura con valori Acconto e Saldo;
• tabella Acconti con data, tipo, totale documento, Fattura e numero Fattura;
• stati aggiuntivi Stornata Parzialmente, Stornata Totalmente, Insoluta;
• invio massivo tramite Invia Mail;
• aggiornamento automatico dei totali dell’Ordine di vendita.

Fattura da Proposta

La Fattura nasce con i dati completi della proposta e la relazione alla Proposta Fattura. La data è quella di generazione. La scadenza è calcolata aggiungendo i Giorni Pagamento Fattura; se Fattura Fine Mese è selezionato, viene spostata all’ultimo giorno del mese risultante.

Lo stato iniziale effettivo è assegnato automaticamente; l’etichetta italiana visualizzata per tale valore deve essere confermata nell’installazione e non viene inventata in questa bozza.

Fattura da Ordine

Per Acconto/Saldo vedere la pagina dedicata. Creazione, modifica, cambio Ordine o eliminazione della Fattura ricalcolano i totali dell’Ordine precedente e di quello nuovo.

Acconti collegati

Una Fattura di saldo riporta gli acconti dello stesso Ordine. Se una Fattura è usata come acconto in un’altra, non può essere eliminata: prima occorre rimuoverla dalla Fattura associata. Il messaggio è: “Non è possibile eliminare questa fattura perché è relazionata ad un acconto. Rimuovere prima l'acconto dalla fattura associata.”

Risultati e relazioni

La Fattura può avere Documenti PDF, Messaggi/e-mail, Ticket, Proposta Fattura, Ordine di vendita e acconti collegati.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Fattura di saldo e acconti

Pagina da aprire: Fattura in dettaglio
Contenuto da mostrare: Tipo Fattura, tabella Acconti e riga negativa
Evidenziare: relazione all’Ordine e totale finale
Dati da usare: saldo con due acconti
Scopo: verificare la compensazione degli acconti

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

Controlli prima dell’emissione

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Controlli prima dell’emissione

A cosa serve

Questa checklist riduce il rischio di generare Proposte Fattura o Fatture incomplete e deve essere eseguita prima dell’emissione.

Ticket e Lavori

• Ticket in stato Chiuso.
• Stato Fatturazione = Da Fatturare.
• Azienda o Contatto collegato e non eliminato.
• Almeno un Lavoro collegato.
• Ogni Lavoro contiene almeno un Prodotto o Servizio da fatturare.
• Ore, trasferta, pausa e ore non conteggiate sono state verificate.
• Tutti i Lavori da raggruppare usano la stessa valuta.

Cliente e scadenza

• Ragione sociale o Contatto corretti.
• Indirizzi di fatturazione e spedizione completi.
• Giorni Pagamento Fattura valorizzato.
• Fattura Fine Mese coerente con gli accordi.
• E-mail destinataria disponibile.

Proposta Fattura

• Stato Approvato prima della generazione.
• Nessuna Fattura già collegata.
• Righe, quantità, prezzi, sconti e imposte controllati.
• Descrizione e Termini e condizioni definitivi.
• Nessun Ticket sospeso ancora presente per errore.

Fattura e documenti

• Data Fattura e scadenza corrette.
• Valuta del documento corretta.
• Totali e imposte verificati.
• Acconti collegati correttamente nel saldo.
• Template Email e modello PDF appropriati.
• Destinatari e stato da applicare dopo l’invio controllati.

Risultato atteso

La generazione produce un documento completo, collegato ai record di origine e pronto per PDF ed e-mail.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Controllo finale prima dell’emissione

Pagina da aprire: Ticket, Proposta Fattura e anteprima Fattura
Contenuto da mostrare: stati, cliente, scadenza, valuta e totali
Evidenziare: controlli indispensabili
Dati da usare: processo dimostrativo completo
Scopo: validare i dati prima della generazione

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.