5. Testi, e-mail e documenti

• Testi descrittivi
• Testi termini e condizioni
• E-mail
• PDF e stampe

Testi descrittivi

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Testi descrittivi

Classificazione

Modulo aggiuntivo Fatturazione Avanzata.

A cosa serve

Conserva descrizioni standard da riutilizzare nei documenti, evitando digitazioni ripetitive e testi incoerenti.

Dove si trova e collegamenti

Il modulo è disponibile nell’area Strumenti se abilitato nel menu. È collegato a Processi, Preventivi, Ordini di vendita, Fatture, Proposte Fattura e Ordini di acquisto.

Campi

• Nome Testo Descrizione: obbligatorio.
• Stato: Attivo o Non Attivo.
• Descrizione: contenuto riutilizzabile.
• Assegnato a: obbligatorio.

Sono disponibili creazione, modifica, dettaglio, lista, importazione, esportazione e gestione duplicati secondo i permessi.

Utilizzo nei documenti

1. Aprire un documento commerciale in creazione o modifica.
2. Nel blocco Descrizione, usare il campo Testo Descrizione.
3. Aprire la selezione.
4. Scegliere un testo Attivo.
5. Il sistema inserisce immediatamente il contenuto nel campo Descrizione, in formato ricco.
6. Controllare e personalizzare il testo prima di salvare.

I testi non attivi non sono proposti nella finestra di selezione.

Processi e modifica massiva

La selezione manuale dal popup è verificata: scegliendo un testo Attivo, la Descrizione viene compilata immediatamente. Esiste inoltre un automatismo separato destinato ai Processi e alla modifica massiva: quando cambia il Testo Descrizione collegato, dovrebbe copiare il contenuto nel campo Descrizione del documento. Questo secondo percorso deve essere provato nell’installazione prima di essere dichiarato operativo.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Selezione Testo Descrizione

Pagina da aprire: Preventivo in modifica
Contenuto da mostrare: popup con soli testi attivi e Descrizione compilata
Evidenziare: testo inserito automaticamente
Dati da usare: testo standard dimostrativo
Scopo: riutilizzare una descrizione controllata

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

Testi termini e condizioni

BOZZA – Manuale in fase di verifica

Testi termini e condizioni

Classificazione

Modulo aggiuntivo Fatturazione Avanzata.

A cosa serve

Archivia clausole e condizioni standard da inserire nei documenti commerciali.

Campi

• Nome Testo Termini Condizioni: obbligatorio.
• Stato: Attivo o Non Attivo.
• Descrizione: contenuto dei termini.
• Assegnato a: obbligatorio.

Il modulo supporta creazione, modifica, dettaglio, lista, importazione, esportazione e duplicati secondo i permessi.

Moduli collegati

Processi, Preventivi, Ordini di vendita, Fatture, Proposte Fattura e Ordini di acquisto.

Procedura

1. Aprire il documento in creazione o modifica.
2. Nel blocco termini, usare Testo Termini Condizioni.
3. Selezionare un record Attivo.
4. Il testo viene inserito nel campo Termini e condizioni.
5. Controllare il risultato e salvare.

Il campo standard dei termini viene reso disponibile come testo ricco.

Limitazione da verificare

La selezione manuale dal popup è verificata. Per Processi e modifica massiva lo sviluppo tenta di copiare automaticamente il testo scelto nel campo Termini e condizioni, ma il collegamento utilizzato risulta incoerente: questo percorso non deve essere considerato operativo finché non viene collaudato.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Selezione Termini e condizioni

Pagina da aprire: Fattura in modifica
Contenuto da mostrare: selettore, elenco record attivi e campo compilato
Evidenziare: formattazione del testo
Dati da usare: condizioni dimostrative
Scopo: applicare clausole standard

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

E-mail

BOZZA – Manuale in fase di verifica

E-mail

Invio Fatture dalla lista

1. Aprire la lista Fatture.
2. Selezionare una o più Fatture.
3. Premere Invia Mail.
4. Scegliere Template Email, modello PDF e stato da assegnare dopo l’invio.
5. Confermare.
6. Controllare il riepilogo: “Totale Mail Generate: … Inviate: … Errori: …”.

Le Fatture dello stesso cliente sono raggruppate in un’unica e-mail con più PDF allegati.

Destinatari

• Fattura collegata solo a un Contatto: e-mail del Contatto.
• Fattura collegata a un’Azienda: tutti i Contatti Responsabile Fatture.
• Se nessuno: Email Fatturazione dell’Azienda.
• Se ancora assente: e-mail principale dell’Azienda.

Documenti e stati

Per ogni Fattura viene generato un PDF e salvato come Documento nella cartella Fatture Inviate, collegato alla Fattura. Dopo l’invio riuscito, lo stato della Fattura passa al valore scelto nella finestra.

Se manca l’account e-mail predefinito compare “Nessun account mail configurato”.

Invio del rapporto Lavoro

Durante la creazione del Lavoro è possibile scegliere Template Email, modello PDF e indirizzo CC. Alla conferma “Vuoi Inviare la Mail Contenente il PDF del Lavoro?” il sistema:

• genera il PDF;
• lo salva nei Documenti, cartella Lavori Inviati;
• lo collega al Lavoro;
• lo invia all’Azienda o Contatto del Ticket, con eventuale CC.

Esito positivo: “La Mail con il PDF del Lavoro è stata Inviata”.
Errore: “La Mail non è Stata Inviata a Causa di un Errore”.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Invio massivo Fatture

Pagina da aprire: lista Fatture
Contenuto da mostrare: selezione, Invia Mail, template, PDF, stato e riepilogo
Evidenziare: più allegati per lo stesso cliente
Dati da usare: Fatture dimostrative
Scopo: inviare e archiviare i documenti

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — E-mail Lavoro

Pagina da aprire: salvataggio nuovo Lavoro
Contenuto da mostrare: destinatario, CC, modelli e messaggio esito
Evidenziare: Documento collegato
Dati da usare: indirizzi non reali
Scopo: consegnare il rapporto di intervento

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.

PDF e stampe

BOZZA – Manuale in fase di verifica

PDF e stampe

Funzioni standard e aggiunte

La generazione PDF avviene tramite PDF Maker standard vtenext. Fatturazione Avanzata aggiunge dati e funzioni utilizzabili nei modelli.

Preventivi per Posizioni

La funzione Prodotti con Posizioni produce:

• numero Posizione;
• nome e descrizioni di Prodotto/Servizio;
• quantità, prezzo e totale;
• subtotale di ciascuna Posizione se Stampa Subtotali è selezionato;
• pagina di riepilogo con totale, sconto, imposte, arrotondamento e totale globale.

La funzione Singola Posizione per Prodotto restituisce il titolo della Posizione associata a una specifica riga, per costruire modelli personalizzati.

Importi e totali devono essere esposti nella valuta del documento.

PDF Fatture

Durante Invia Mail, il PDF viene creato con il modello scelto, allegato all’e-mail e archiviato come Documento Fatture Inviate.

PDF Lavori

Alla creazione di un Lavoro il rapporto può essere generato con il modello scelto, archiviato in Lavori Inviati e inviato al cliente.

Controlli consigliati

Prima dell’uso verificare modello corretto per modulo, logo, valuta, imposte, descrizioni, termini, firma, indirizzi, numerazione e nome del file.

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — PDF Preventivo per Posizioni

Pagina da aprire: anteprima PDF di un Preventivo
Contenuto da mostrare: due Posizioni, subtotali e riepilogo finale
Evidenziare: titolo e subtotale della Posizione
Dati da usare: importi dimostrativi
Scopo: verificare struttura e calcoli

📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — PDF Lavoro firmato

Pagina da aprire: Documento PDF collegato al Lavoro
Contenuto da mostrare: ore, righe, descrizione e firma
Evidenziare: corrispondenza con il record
Dati da usare: firma dimostrativa
Scopo: validare il rapporto consegnato

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Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.