5. Testi, e-mail e documenti Testi riutilizzabili, invii e stampe. Testi descrittivi BOZZA – Manuale in fase di verifica Testi descrittivi Classificazione Modulo aggiuntivo Fatturazione Avanzata. A cosa serve Conserva descrizioni standard da riutilizzare nei documenti, evitando digitazioni ripetitive e testi incoerenti. Dove si trova e collegamenti Il modulo è disponibile nell’area Strumenti se abilitato nel menu. È collegato a Processi, Preventivi, Ordini di vendita, Fatture, Proposte Fattura e Ordini di acquisto. Campi Nome Testo Descrizione: obbligatorio. Stato: Attivo o Non Attivo. Descrizione: contenuto riutilizzabile. Assegnato a: obbligatorio. Sono disponibili creazione, modifica, dettaglio, lista, importazione, esportazione e gestione duplicati secondo i permessi. Utilizzo nei documenti Aprire un documento commerciale in creazione o modifica. Nel blocco Descrizione, usare il campo Testo Descrizione. Aprire la selezione. Scegliere un testo Attivo. Il sistema inserisce immediatamente il contenuto nel campo Descrizione, in formato ricco. Controllare e personalizzare il testo prima di salvare. I testi non attivi non sono proposti nella finestra di selezione. Processi e modifica massiva La selezione manuale dal popup è verificata: scegliendo un testo Attivo, la Descrizione viene compilata immediatamente. Esiste inoltre un automatismo separato destinato ai Processi e alla modifica massiva: quando cambia il Testo Descrizione collegato, dovrebbe copiare il contenuto nel campo Descrizione del documento. Questo secondo percorso deve essere provato nell’installazione prima di essere dichiarato operativo. 📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Selezione Testo Descrizione Pagina da aprire: Preventivo in modifica Contenuto da mostrare: popup con soli testi attivi e Descrizione compilata Evidenziare: testo inserito automaticamente Dati da usare: testo standard dimostrativo Scopo: riutilizzare una descrizione controllata Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc. Testi termini e condizioni BOZZA – Manuale in fase di verifica Testi termini e condizioni Classificazione Modulo aggiuntivo Fatturazione Avanzata. A cosa serve Archivia clausole e condizioni standard da inserire nei documenti commerciali. Campi Nome Testo Termini Condizioni: obbligatorio. Stato: Attivo o Non Attivo. Descrizione: contenuto dei termini. Assegnato a: obbligatorio. Il modulo supporta creazione, modifica, dettaglio, lista, importazione, esportazione e duplicati secondo i permessi. Moduli collegati Processi, Preventivi, Ordini di vendita, Fatture, Proposte Fattura e Ordini di acquisto. Procedura Aprire il documento in creazione o modifica. Nel blocco termini, usare Testo Termini Condizioni. Selezionare un record Attivo. Il testo viene inserito nel campo Termini e condizioni. Controllare il risultato e salvare. Il campo standard dei termini viene reso disponibile come testo ricco. Limitazione da verificare La selezione manuale dal popup è verificata. Per Processi e modifica massiva lo sviluppo tenta di copiare automaticamente il testo scelto nel campo Termini e condizioni, ma il collegamento utilizzato risulta incoerente: questo percorso non deve essere considerato operativo finché non viene collaudato. 📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Selezione Termini e condizioni Pagina da aprire: Fattura in modifica Contenuto da mostrare: selettore, elenco record attivi e campo compilato Evidenziare: formattazione del testo Dati da usare: condizioni dimostrative Scopo: applicare clausole standard Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc. E-mail BOZZA – Manuale in fase di verifica E-mail Invio Fatture dalla lista Aprire la lista Fatture. Selezionare una o più Fatture. Premere Invia Mail. Scegliere Template Email, modello PDF e stato da assegnare dopo l’invio. Confermare. Controllare il riepilogo: “Totale Mail Generate: … Inviate: … Errori: …”. Le Fatture dello stesso cliente sono raggruppate in un’unica e-mail con più PDF allegati. Destinatari Fattura collegata solo a un Contatto: e-mail del Contatto. Fattura collegata a un’Azienda: tutti i Contatti Responsabile Fatture. Se nessuno: Email Fatturazione dell’Azienda. Se ancora assente: e-mail principale dell’Azienda. Documenti e stati Per ogni Fattura viene generato un PDF e salvato come Documento nella cartella Fatture Inviate, collegato alla Fattura. Dopo l’invio riuscito, lo stato della Fattura passa al valore scelto nella finestra. Se manca l’account e-mail predefinito compare “Nessun account mail configurato”. Invio del rapporto Lavoro Durante la creazione del Lavoro è possibile scegliere Template Email, modello PDF e indirizzo CC. Alla conferma “Vuoi Inviare la Mail Contenente il PDF del Lavoro?” il sistema: genera il PDF; lo salva nei Documenti, cartella Lavori Inviati; lo collega al Lavoro; lo invia all’Azienda o Contatto del Ticket, con eventuale CC. Esito positivo: “La Mail con il PDF del Lavoro è stata Inviata”. Errore: “La Mail non è Stata Inviata a Causa di un Errore”. 📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — Invio massivo Fatture Pagina da aprire: lista Fatture Contenuto da mostrare: selezione, Invia Mail, template, PDF, stato e riepilogo Evidenziare: più allegati per lo stesso cliente Dati da usare: Fatture dimostrative Scopo: inviare e archiviare i documenti 📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — E-mail Lavoro Pagina da aprire: salvataggio nuovo Lavoro Contenuto da mostrare: destinatario, CC, modelli e messaggio esito Evidenziare: Documento collegato Dati da usare: indirizzi non reali Scopo: consegnare il rapporto di intervento Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc. PDF e stampe BOZZA – Manuale in fase di verifica PDF e stampe Funzioni standard e aggiunte La generazione PDF avviene tramite PDF Maker standard vtenext. Fatturazione Avanzata aggiunge dati e funzioni utilizzabili nei modelli. Preventivi per Posizioni La funzione Prodotti con Posizioni produce: numero Posizione; nome e descrizioni di Prodotto/Servizio; quantità, prezzo e totale; subtotale di ciascuna Posizione se Stampa Subtotali è selezionato; pagina di riepilogo con totale, sconto, imposte, arrotondamento e totale globale. La funzione Singola Posizione per Prodotto restituisce il titolo della Posizione associata a una specifica riga, per costruire modelli personalizzati. Importi e totali devono essere esposti nella valuta del documento. PDF Fatture Durante Invia Mail, il PDF viene creato con il modello scelto, allegato all’e-mail e archiviato come Documento Fatture Inviate. PDF Lavori Alla creazione di un Lavoro il rapporto può essere generato con il modello scelto, archiviato in Lavori Inviati e inviato al cliente. Controlli consigliati Prima dell’uso verificare modello corretto per modulo, logo, valuta, imposte, descrizioni, termini, firma, indirizzi, numerazione e nome del file. 📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — PDF Preventivo per Posizioni Pagina da aprire: anteprima PDF di un Preventivo Contenuto da mostrare: due Posizioni, subtotali e riepilogo finale Evidenziare: titolo e subtotale della Posizione Dati da usare: importi dimostrativi Scopo: verificare struttura e calcoli 📸 SCREENSHOT DA INSERIRE — PDF Lavoro firmato Pagina da aprire: Documento PDF collegato al Lavoro Contenuto da mostrare: ore, righe, descrizione e firma Evidenziare: corrispondenza con il record Dati da usare: firma dimostrativa Scopo: validare il rapporto consegnato Riferimento documentazione: branch 21.10.2, commit a9156f4054548bc1db1c531077abb8695028ddcc.