5. Mappatura dei campi

• Visualizzare la mappatura dei campi
• Modificare una mappatura
• Cosa succede quando si cambia una mappatura
• Esempi di mappatura consigliata

Visualizzare la mappatura dei campi

La mappatura stabilisce quale campo Exchange corrisponde a quale campo vtenext.

Per esempio, il campo e-mail di Exchange può essere collegato al campo E-mail del Contatto vtenext, il telefono business al telefono aziendale e così via.

Dove si trova

Aprire Impostazioni > Exchange Field Mapping.

La pagina permette di scegliere il modulo e mostra per ogni riga:

• il campo Exchange;
• il campo vtenext associato.

Moduli disponibili

La configurazione contiene mappature per:

• Contatti;
• Aziende;
• Calendario / Eventi;
• Task.

Nella normale interfaccia della versione 24.08 la modifica personalizzata è disponibile per Contatti e Aziende. Le mappature di Calendario e Task sono visualizzabili ma non vengono modificate con lo stesso pulsante di editing.

Campi bloccati

Alcune righe sono definite come obbligatorie o strutturali e vengono mostrate come locked.

Questi campi non possono essere modificati dalla pagina di mappatura.

Prima di modificare

Prima di premere Modifica è consigliato:

1. annotare o acquisire uno screenshot della mappatura attuale;
2. verificare se il modulo è già in uso da molti utenti;
3. identificare quali campi sono realmente necessari;
4. leggere la pagina Cosa succede quando si cambia una mappatura.

Una modifica della mappatura non è solo una modifica grafica: può provocare una nuova sincronizzazione dei record interessati.

Modificare una mappatura

La modifica della mappatura è disponibile per Contatti e Aziende.

Procedura

1. Aprire Impostazioni > Exchange Field Mapping.
2. Selezionare Contatti oppure Aziende.
3. Premere Modifica.
4. Per ogni riga scegliere il campo Exchange e il campo vtenext corrispondente.
5. Se serve una nuova associazione, utilizzare Aggiungi mappatura.
6. Controllare tutte le righe.
7. Premere Salva e confermare l'avviso.

Regole applicate dalla pagina

Tipi di campo compatibili

Un campo Exchange può essere associato soltanto a campi vtenext di tipo compatibile.

Un campo non può essere usato due volte

Lo stesso campo Exchange o vtenext non può essere riutilizzato in due associazioni diverse.

Campo e-mail obbligatorio

Per Contatti e Aziende deve essere presente una corrispondenza per il campo Exchange E-mail principale (EMAIL_ADDRESS_1). Se manca, il salvataggio viene bloccato.

Campi locked

Le righe contrassegnate come bloccate non possono essere modificate.

Usare --None--

Quando una coppia di campi non deve essere sincronizzata, è possibile lasciarla su --None--.

Prima di premere Salva

Cosa succede quando si cambia una mappatura

Cambiare e salvare la mappatura di Contatti o Aziende ha un effetto operativo importante.

Effetto del salvataggio

Quando il modulo è attivo e la nuova mappatura viene salvata, il connettore non si limita ad applicarla ai record futuri.

Per gli utenti Exchange abilitati, il connettore procede a rimuovere da Exchange le copie dei Contatti o delle Aziende già sincronizzate e a ripubblicarle da vtenext utilizzando la nuova mappatura.

I record originali in vtenext non vengono cancellati dalla modifica della mappatura: la ricostruzione riguarda le copie sincronizzate su Exchange.

Cosa può notare l'utente

Durante questa operazione è possibile che:

• i record interessati scompaiano temporaneamente da Exchange;
• vengano poi ricreati con i nuovi campi;
• la risincronizzazione richieda tempo se i record o gli utenti sono numerosi;
• gli identificativi Exchange delle copie ricreate cambino;
• eventuali modifiche contemporanee rendano più difficile capire quale versione del dato sia corretta.

Procedura consigliata in produzione

Prima di modificare la mappatura:

1. salvare uno screenshot della configurazione attuale;
2. verificare che non siano in corso importazioni o modifiche massive;
3. scegliere un momento con poca attività degli utenti;
4. se possibile, provare prima la nuova mappatura in un ambiente di test;
5. verificare che l'e-mail principale sia correttamente mappata;
6. salvare la nuova configurazione;
7. lasciare completare la risincronizzazione;
8. controllare alcuni record campione su vtenext e su Exchange.

Se si cambia un solo campo

Anche una modifica apparentemente piccola viene salvata come nuova configurazione del modulo. Non bisogna quindi presumere che venga aggiornato soltanto quel singolo campo sui record esistenti.

Se qualcosa non è corretto dopo il cambio

Esempi di mappatura consigliata

La configurazione iniziale contiene già una serie di associazioni utili. Prima di personalizzarle è consigliato partire da queste e modificare soltanto ciò che serve realmente al processo aziendale.

Esempio Contatti

Tra le associazioni predefinite più comuni troviamo:

Il campo E-mail principale deve rimanere associato a un campo e-mail vtenext valido per poter salvare la mappatura.

Esempio Aziende

Tra le associazioni predefinite più comuni troviamo:

Il Nome Azienda è una delle associazioni strutturali e non va modificato come una normale riga libera.

Quando aggiungere un campo personalizzato

Aggiungere una nuova associazione solo se:

• il dato è realmente utilizzato dagli utenti;
• il campo vtenext ha un tipo compatibile;
• il dato deve essere visibile anche in Exchange;
• è chiaro quale sistema deve essere considerato la fonte corretta del dato.

Evitare mappature eccessive

Sincronizzare molti campi non utilizzati rende più difficile capire perché un valore è cambiato.

È preferibile una mappatura più semplice e chiara, composta dai dati realmente necessari al processo.