Gestione Ordini di Lavoro

Gli ordini di lavoro rappresentano il cuore pulsante di NextCar, il modulo centrale dove convergono tutte le attività operative della vostra carrozzeria. Attraverso questa sezione potrete gestire completamente il ciclo di vita di ogni lavorazione, dall'acquisizione del cliente fino alla consegna del veicolo, inclusa la gestione intelligente delle auto di cortesia.

Creazione di un Nuovo Ordine di Lavoro
Gestione Intelligente delle Auto di Cortesia
Ripartizione Ore e Gestione Servizi
Gestione Servizi e Riepilogo Ore
Gestione Stati e Workflow

Creazione di un Nuovo Ordine di Lavoro

La creazione di un nuovo ordine di lavoro inizia sempre dal pulsante verde "Crea" presente nella lista degli ordini. Ogni ordine deve necessariamente avere almeno un servizio e/o prodotto collegato per essere valido e processabile dal sistema.

Durante la creazione, il sistema vi guiderà attraverso le varie sezioni del modulo: dalle informazioni generali del cliente e del veicolo, fino ai dettagli specifici della lavorazione richiesta. La struttura modulare permette di inserire gradualmente tutte le informazioni necessarie senza perdere dati o dover ricominciare da capo.

Gestione Intelligente delle Auto di Cortesia

Una delle funzionalità più avanzate di NextCar è la gestione automatica delle auto di cortesia, che si integra perfettamente con il sistema di calendario per evitare conflitti e ottimizzare l'utilizzo del parco veicoli.

Assegnazione Auto di Cortesia
Quando cliccate sulla sezione "Auto di Cortesia" all'interno di un ordine di lavoro, potete selezionare il veicolo desiderato e specificare la data di entrata prevista. Il sistema verifica automaticamente la disponibilità della vettura nel periodo richiesto, impedendo assegnazioni multiple dello stesso veicolo per le stesse date.

Gestione Automatica del Calendario
Nel momento in cui confermate l'assegnazione di un'auto di cortesia, NextCar attiva un processo interno automatico che crea immediatamente gli eventi di calendario corrispondenti. Questo sistema intelligente funziona secondo regole precise:

- senza Data di Consegna: se non inserite una data di consegna specifica, il sistema occupa automaticamente la vettura per 30 giorni dalla data di entrata prevista, garantendo una gestione sicura delle disponibilità anche in caso di tempistiche incerte.
- con Data di Consegna: quando specificate sia la data di entrata che quella di consegna, la vettura viene occupata esclusivamente nel periodo compreso tra queste due date, ottimizzando l'utilizzo del parco auto.

Sincronizzazione in Tempo Reale
Il processo interno di gestione del calendario risponde dinamicamente a ogni modifica apportata nell'ordine di lavoro. Se modificate l'ora di entrata o la data di consegna o sostituite l'auto di cortesia, il sistema aggiorna automaticamente tutti gli eventi di calendario correlati, mantenendo sempre allineate le informazioni.
Inoltre, per ogni assegnazione vengono creati eventi di calendario specifici che notificano quando la vettura sarà rispettivamente in entrata (consegna al cliente) e in consegna (ritiro dal cliente), facilitando la pianificazione operativa della giornata.

Visualizzazione nel Calendario Carrozzeria
Tali eventi relativi alle auto di cortesia vengono automaticamente registrati nel calendario dell'utente denominato "Carrozzeria". In questo calendario dedicato potrete visualizzare chiaramente tutte le notifiche di consegna e ritiro dei veicoli, con le relative informazioni sul cliente e sul veicolo assegnato.

Quando specificate un orario preciso per la consegna o il ritiro, l'evento viene posizionato esattamente nella fascia oraria indicata del calendario. Se invece non viene specificato un orario particolare, il sistema posiziona automaticamente l'evento nella parte alta del calendario giornaliero, rendendolo comunque visibile e facilmente identificabile per la pianificazione delle attività.

Ripartizione Ore e Gestione Servizi

Una volta creato l'ordine di lavoro e inseriti i servizi necessari, NextCar attiva automaticamente il sistema di ripartizione delle ore. Questo modulo intelligente suddivide il tempo di lavorazione in base ai diversi servizi inseriti nella scheda del lavoro, permettendo un controllo granulare delle attività svolte.

Gestione Servizi e Riepilogo Ore

Il sistema registra automaticamente le ore dedicate a ciascun servizio (lattoneria, verniciatura, restauro auto, ecc.) quando gli operai timbrano sulla lavagna interattiva. Ogni timbratura viene associata al servizio specifico su cui si sta lavorando, creando una tracciabilità completa delle attività.

Nell'Ordine di Vendita è presente un blocco chiamato Riepilogo Ore dove vengono segnati tutti i lavori svolti legati a tale ordine di vendita.
Questa sezione rappresenta il cuore operativo della gestione delle lavorazioni dove potrete avere una struttura dettagliata per il controllo delle performance di ogni singolo servizio eseguito sul veicolo.

Per ogni riga del riepilogo ore, verrà visualizzato il servizio specifico svolto (ad esempio Lattoneria, Verniciatura, Restauro Auto). Sarà poi a carico del responsabile avere la premura di inserire le ore stimate di perizia per quella particolare lavorazione. Questa informazione è cruciale perché diventa il punto di riferimento per tutti i calcoli automatici del sistema: il sistema utilizza questi dati per confrontare le ore effettivamente lavorate (registrate tramite la lavagna interattiva) con le stime iniziali, calcolando automaticamente produttività, guadagno effettivo, guadagno stimato e altri indicatori di performance.

Gestione Stati e Workflow

Ogni ordine di lavoro segue un workflow predefinito che può essere personalizzato in base alle vostre esigenze operative. Il sistema traccia automaticamente lo stato di avanzamento di ogni lavorazione, dalla presa in carico fino alla consegna finale.
Gli stati principali includono: creato, consegnato, approvato, in lavorazione, in attesa, annullato.

Codifica Colori per Visione d'Insieme
Una caratteristica fondamentale del sistema di gestione stati è la codifica tramite colori, che permette di avere immediatamente una visione d'insieme chiara ed efficace. Ogni stato è associato a un colore specifico che viene applicato alla riga corrispondente nella lista generale degli ordini.

Questa colorazione immediata consente di identificare a colpo d'occhio lo stato di avanzamento di tutti gli ordini senza dover leggere il contenuto di ogni singola cella. Per esempio, potrete immediatamente distinguere gli ordini in lavorazione (evidenziati in giallo) da quelli consegnati o in attesa, ottimizzando la gestione delle priorità quotidiane e facilitando la pianificazione operativa.