Funzionamento operativo

• Accesso al plugin da una email
• Selezione modulo CRM e ricerca record
• Collegamento email al CRM
• Gestione degli allegati
• Posizione delle email nel CRM e relazione Messaggi

Accesso al plugin da una email

Outlook Mail Connector è accessibile direttamente dalle email aperte in Microsoft Outlook tramite il menu delle applicazioni (Add-in).

Per accedere al plugin:

1. Aprire un’email in Outlook.

2. Accedere al menu App / Add-in associato al messaggio.

3. Selezionare l’icona vtenext Mail Connector.

Una volta aperto, il plugin consente di collegare l’email corrente a un record esistente nel CRM vtenext.

Il plugin può essere utilizzato sia su email ricevute sia su email inviate.

 

Selezione modulo CRM e ricerca record

Una volta aperto il plugin Outlook Mail Connector, è possibile selezionare il modulo CRM a cui collegare l’email e individuare il record corretto.

Selezione modulo CRM

L’utente può scegliere liberamente il modulo di destinazione tra quelli disponibili nel proprio CRM vtenext, ad esempio:

• Aziende

• Contatti

• Lead

• Opportunità

• Ticket

• ecc...

• Moduli personalizzati eventualmente configurati

La visibilità dei moduli dipende esclusivamente dai permessi dell’utente nel CRM.

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Suggerimento automatico dei record

Il plugin analizza automaticamente il mittente dell’email e propone tra i primi risultati i record CRM ritenuti più pertinenti.

Questo consente di velocizzare il collegamento delle comunicazioni senza dover sempre effettuare una ricerca manuale completa.

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Ricerca manuale record

È comunque sempre possibile:

• effettuare una ricerca manuale del record;

• selezionare liberamente il modulo desiderato;

• scegliere il record corretto anche se non proposto automaticamente.

Collegamento email al CRM

Una volta selezionato il modulo e individuato il record corretto, è possibile procedere con il collegamento dell’email al CRM.

Il collegamento avviene manualmente, email per email.

Per salvare l’email:

1. Selezionare il modulo desiderato.

2. Selezionare il record corretto.

3. Confermare il collegamento tramite l’apposita azione nel plugin.

L’email viene quindi:

• copiata integralmente nel CRM vtenext;

• associata al record selezionato;

• registrata nella relazione Messaggi del modulo scelto.

Il collegamento può essere effettuato sia per email ricevute sia per email inviate.

Gestione degli allegati

Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, gli eventuali allegati vengono gestiti automaticamente dal sistema.

Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva da parte dell’utente.

Comportamento degli allegati

Gli allegati dell’email:

• vengono salvati insieme alla mail collegata;

• restano associati alla comunicazione nella relazione Messaggi;

• vengono archiviati anche nel modulo Documenti del CRM;

• risultano visibili nei relazionati del record selezionato.

Questo garantisce che tutta la documentazione inviata o ricevuta tramite email venga centralizzata nel CRM, mantenendo coerenza e tracciabilità.

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Nota operativa

Il salvataggio degli allegati avviene automaticamente nel momento in cui l’email viene collegata al record CRM.
Non è possibile selezionare singolarmente quali allegati salvare: il sistema archivia tutti gli allegati presenti nel messaggio.

Posizione delle email nel CRM e relazione Messaggi

Le email collegate tramite Outlook Mail Connector vengono archiviate direttamente all’interno del CRM vtenext nel record selezionato.

In particolare:

• l’email viene associata al modulo scelto (Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Ticket, ecc…);

• viene registrata nella relazione Messaggi del record;

• il contenuto della mail viene copiato integralmente nel CRM.

Questo consente di mantenere uno storico completo delle comunicazioni direttamente collegato ai record CRM, facilitando consultazione, tracciabilità e condivisione delle informazioni tra utenti.

Gli eventuali allegati restano associati alla comunicazione e risultano consultabili sia nella relazione Messaggi sia nel modulo Documenti collegato.