# Funzionamento operativo # Accesso al plugin da una email Outlook Mail Connector è accessibile direttamente dalle email aperte in Microsoft Outlook tramite il menu delle applicazioni (Add-in). Per accedere al plugin: 1. Aprire un’email in Outlook. 2. Accedere al menu **App / Add-in** associato al messaggio. 3. Selezionare l’icona **vtenext Mail Connector**. Una volta aperto, il plugin consente di collegare l’email corrente a un record esistente nel CRM vtenext. Il plugin può essere utilizzato sia su email ricevute sia su email inviate. [![image-1771925499037.png](https://manual.vtenext.ch/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/qTRf1MAM7S5q5N27-image-1771925499037.png)](https://manual.vtenext.ch/uploads/images/gallery/2026-02/qTRf1MAM7S5q5N27-image-1771925499037.png) [![image-1771925504015.png](https://manual.vtenext.ch/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/NNuRPt5LWrx9oQVY-image-1771925504015.png)](https://manual.vtenext.ch/uploads/images/gallery/2026-02/NNuRPt5LWrx9oQVY-image-1771925504015.png) # Selezione modulo CRM e ricerca record Una volta aperto il plugin Outlook Mail Connector, è possibile selezionare il modulo CRM a cui collegare l’email e individuare il record corretto. ### Selezione modulo CRM L’utente può scegliere liberamente il modulo di destinazione tra quelli disponibili nel proprio CRM vtenext, ad esempio: - Aziende - Contatti - Lead - Opportunità - Ticket - ecc... - Moduli personalizzati eventualmente configurati La visibilità dei moduli dipende esclusivamente dai permessi dell’utente nel CRM. --- ### Suggerimento automatico dei record Il plugin analizza automaticamente il mittente dell’email e propone tra i primi risultati i record CRM ritenuti più pertinenti. Questo consente di velocizzare il collegamento delle comunicazioni senza dover sempre effettuare una ricerca manuale completa. --- ### Ricerca manuale record È comunque sempre possibile: - effettuare una ricerca manuale del record; - selezionare liberamente il modulo desiderato; - scegliere il record corretto anche se non proposto automaticamente. # Collegamento email al CRM Una volta selezionato il modulo e individuato il record corretto, è possibile procedere con il collegamento dell’email al CRM. Il collegamento avviene manualmente, email per email. Per salvare l’email: 1. Selezionare il modulo desiderato. 2. Selezionare il record corretto. 3. Confermare il collegamento tramite l’apposita azione nel plugin. L’email viene quindi: - copiata integralmente nel CRM vtenext; - associata al record selezionato; - registrata nella relazione **Messaggi** del modulo scelto. Il collegamento può essere effettuato sia per email ricevute sia per email inviate. [![image-1771925711371.png](https://manual.vtenext.ch/uploads/images/gallery/2026-02/scaled-1680-/On55FKE6pZuCyEfC-image-1771925711371.png)](https://manual.vtenext.ch/uploads/images/gallery/2026-02/On55FKE6pZuCyEfC-image-1771925711371.png) # Gestione degli allegati Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, gli eventuali allegati vengono gestiti automaticamente dal sistema. Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva da parte dell’utente. ### Comportamento degli allegati Gli allegati dell’email: - vengono salvati insieme alla mail collegata; - restano associati alla comunicazione nella relazione **Messaggi**; - vengono archiviati anche nel modulo **Documenti** del CRM; - risultano visibili nei relazionati del record selezionato. Questo garantisce che tutta la documentazione inviata o ricevuta tramite email venga centralizzata nel CRM, mantenendo coerenza e tracciabilità. --- ### Nota operativa Il salvataggio degli allegati avviene automaticamente nel momento in cui l’email viene collegata al record CRM. Non è possibile selezionare singolarmente quali allegati salvare: il sistema archivia tutti gli allegati presenti nel messaggio. # Posizione delle email nel CRM e relazione Messaggi Le email collegate tramite Outlook Mail Connector vengono archiviate direttamente all’interno del CRM vtenext nel record selezionato. In particolare: - l’email viene associata al modulo scelto (Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Ticket, ecc…); - viene registrata nella relazione **Messaggi** del record; - il contenuto della mail viene copiato integralmente nel CRM. Questo consente di mantenere uno storico completo delle comunicazioni direttamente collegato ai record CRM, facilitando consultazione, tracciabilità e condivisione delle informazioni tra utenti. Gli eventuali allegati restano associati alla comunicazione e risultano consultabili sia nella relazione Messaggi sia nel modulo Documenti collegato.