Permessi e sicurezza
Replica dei permessi CRM nel plugin
Outlook Mail Connector replica i permessi configurati nel CRM vtenext, garantendo coerenza tra l’ambiente CRM e l’utilizzo del plugin in Outlook.
Questo significa che l’utente può visualizzare e utilizzare nel plugin esclusivamente:
-
i moduli per i quali possiede autorizzazioni;
-
i record accessibili in base al proprio profilo CRM;
-
i dati consentiti dalle configurazioni di sicurezza del sistema.
Il plugin non introduce permessi aggiuntivi rispetto a quelli già definiti nel CRM e non consente l’accesso a informazioni non autorizzate.
Questo approccio garantisce:
-
sicurezza nella gestione delle informazioni;
-
rispetto delle policy aziendali;
-
continuità nella gestione dei dati tra Outlook e CRM.
Gestione dati email e privacy
Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, il contenuto del messaggio viene copiato integralmente all’interno di vtenext.
In particolare, vengono archiviati:
-
il corpo completo dell’email;
-
le informazioni principali del messaggio (mittente, destinatari, oggetto, data);
-
tutti gli allegati presenti.
Il plugin non crea un semplice collegamento alla casella Outlook, ma effettua una copia della comunicazione nel CRM, rendendola parte integrante dello storico del record selezionato.
Consapevolezza nella gestione delle comunicazioni
Una volta collegata al CRM, l’email diventa parte del patrimonio informativo aziendale gestito all’interno di vtenext.
Questo vale per qualsiasi email collegata tramite Outlook, indipendentemente dal tipo di account utilizzato (aziendale o personale configurato in Outlook).
Di conseguenza:
-
l’email potrà essere consultata da altri utenti CRM autorizzati;
-
l’accesso ai dati resterà comunque regolato dai permessi, profili e policy di sicurezza configurati nel CRM;
-
È importante collegare esclusivamente comunicazioni la cui archiviazione nel CRM sia aziendalmente autorizzata e coerente con le policy interne e le modalità operative concordate.
Considerazioni operative
Poiché le email vengono archiviate nel CRM:
-
è necessario rispettare le policy aziendali sulla gestione delle comunicazioni;
-
è opportuno valutare attentamente quali email collegare;
-
le policy GDPR e di protezione dei dati devono essere rispettate secondo le procedure interne dell’organizzazione.