Outlook Mail Connector

Outlook Mail Connector è un plugin per Microsoft Outlook (disponibile sul Microsoft Store con il nome vtenext Mail Connector) progettato per collegare manualmente le email e i relativi allegati al CRM vtenext.

Il plugin consente agli utenti di associare singole email — sia ricevute sia inviate — ai record già presenti nel CRM, come ad esempio Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Ticket o eventuali moduli personalizzati visibili in base ai permessi utente.

Le email vengono copiate integralmente nel CRM, inclusi contenuto e allegati, permettendo di mantenere uno storico centralizzato delle comunicazioni direttamente all’interno dei record CRM.

Il collegamento delle email avviene sempre manualmente, email per email, garantendo all’utente il pieno controllo su quali comunicazioni archiviare nel sistema.

Introduzione

Account email supportati

Outlook Mail Connector funziona con qualsiasi account email configurato all’interno di Microsoft Outlook, indipendentemente dal provider utilizzato.

Il plugin può quindi essere utilizzato con:

Microsoft 365 / Exchange
Gmail
Account IMAP/POP
Provider di posta aziendali
Qualsiasi altro servizio email collegato a Outlook

Il funzionamento del plugin non dipende dal provider della casella di posta, ma esclusivamente dalla configurazione dell’account all’interno di Outlook.

Questo significa che le email possono essere collegate al CRM vtenext da qualunque account gestito tramite Outlook, senza limitazioni legate al servizio di posta utilizzato.

Compatibilità e requisiti

Requisiti CRM

Per utilizzare Outlook Mail Connector è necessario disporre di un’istanza attiva del CRM vtenext con licenza Mail Connector abilitata.

In particolare:

il plugin deve essere attivato lato CRM tramite il proprio partner o consulente vtenext;
l’utente deve possedere credenziali valide per l’accesso al CRM;
i permessi di accesso ai moduli e ai record vengono ereditati direttamente dal CRM.

Senza l’attivazione della licenza lato vtenext il plugin, pur essendo installato in Outlook, non potrà essere utilizzato.

ATTENZIONE: Versione minima supportata 24.08.2

Requisiti di connettività del CRM
Il plugin Outlook è distribuito come web add-in hostato centralmente e comunica dal client Outlook/WebView verso il CRM del cliente tramite HTTPS. Di conseguenza, il server CRM deve essere raggiungibile dalla postazione utente su cui viene eseguito Outlook. Se il CRM è accessibile solo da rete interna o tramite VPN, l’utente deve essere connesso alla LAN aziendale o alla VPN al momento dell’utilizzo del plugin.

Requisiti CORS
Poiché il plugin effettua chiamate web cross-origin verso il CRM del cliente, il server CRM o il relativo reverse proxy deve essere configurato correttamente per gestire CORS e le richieste preflight OPTIONS. In particolare, devono essere consentite richieste provenienti dal dominio del plugin e non devono essere presenti header CORS duplicati o incompatibili.

Compatibilità e requisiti

Piattaforme Outlook supportate

Outlook Mail Connector è compatibile con tutte le versioni di Microsoft Outlook che supportano l’utilizzo di add-in Microsoft.

Il plugin può essere utilizzato sulle seguenti piattaforme:

Outlook Desktop per Windows
Outlook Desktop per macOS
Outlook Web (browser)
Outlook Mobile per dispositivi iOS e Android

Le funzionalità del plugin rimangono sostanzialmente equivalenti su tutte le piattaforme supportate, consentendo il collegamento delle email al CRM vtenext indipendentemente dal dispositivo utilizzato.

Compatibilità e requisiti

Connessione e requisiti tecnici

Outlook Mail Connector richiede una connessione attiva al CRM vtenext per poter funzionare correttamente.

Il plugin non prevede modalità offline né sistemi di cache locale: tutte le operazioni di collegamento delle email vengono eseguite in tempo reale tramite connessione al CRM.

È quindi necessario:

disporre di una connessione internet attiva;
garantire la raggiungibilità dell’URL del CRM vtenext;
utilizzare credenziali CRM valide e attive.

In assenza di connessione o se il CRM non è raggiungibile, il plugin non potrà collegare le email.

Installazione del plugin

Download dal Microsoft Store

Outlook Mail Connector è disponibile gratuitamente nel Microsoft Store come add-in per Microsoft Outlook con il nome:

vtenext Mail Connector

Per installare il plugin:

Aprire Microsoft Outlook (desktop o web).
Accedere alla sezione dedicata agli Add-in / App.
Cercare vtenext Mail Connector nello Store.
Selezionare l’add-in e procedere con l’installazione.

In alternativa, è possibile accedere direttamente alla pagina dell’add-in tramite link fornito dal proprio partner o consulente CRM.

Nota importante:
Per il corretto funzionamento del plugin è necessario installare e attivare anche il relativo componente lato CRM vtenext.
Questo componente installa le estensioni necessarie al collegamento delle email e abilita il modulo di gestione della licenza.
L’attivazione viene normalmente eseguita dal partner o consulente CRM.

L’installazione dell’add-in Outlook da sola non abilita l’utilizzo del plugin: è sempre necessaria l’attivazione lato CRM (vedere Capitolo 4).

Installazione del plugin

Installazione e primo accesso al plugin

Una volta installato l’add-in vtenext Mail Connector in Outlook, il plugin diventa disponibile all’interno dell’interfaccia di gestione delle email.

Per accedere al plugin:

Aprire un’email in Microsoft Outlook.
Accedere al menu delle App / Add-in associati al messaggio.
Selezionare l’icona vtenext Mail Connector.

All’apertura del plugin verrà richiesta l’autenticazione al CRM vtenext (vedere Capitolo 5 – Login e configurazione).

L’accesso al plugin è possibile sia su Outlook Desktop sia su Outlook Web e mobile, mantenendo lo stesso flusso operativo.

Attivazione licenza CRM

Plugin gratuito ma licenza CRM necessaria

Il plugin Outlook Mail Connector è scaricabile gratuitamente dal Microsoft Store con il nome vtenext Mail Connector, ma il suo utilizzo richiede l’attivazione di una licenza specifica lato CRM vtenext.

Senza questa attivazione il plugin, pur essendo correttamente installato in Outlook, non potrà essere utilizzato per collegare le email al CRM.

L’attivazione della licenza avviene tramite il proprio partner o consulente vtenext, che provvede all’abilitazione del modulo necessario all’interno del CRM.

Una volta completata l’attivazione, l’utente potrà procedere con il login al plugin utilizzando le proprie credenziali CRM.

Attivazione licenza CRM

Procedura di attivazione lato CRM

Per rendere operativo Outlook Mail Connector è necessario installare e attivare il relativo componente lato CRM vtenext.

Installazione plugin lato CRM

L’installazione del componente CRM viene effettuata accedendo al menu:

Impostazioni → Gestione Moduli (Module Manager) di vtenext

Da qui è necessario installare il pacchetto ZIP fornito dal produttore, che include:

le estensioni necessarie al collegamento delle email;
il modulo di gestione della licenza Outlook Mail Connector.

Richiesta attivazione licenza

Una volta installato il componente CRM, è necessario richiedere l’attivazione della licenza al produttore tramite il proprio partner vtenext.

La richiesta deve essere inviata a:

vtesupport@softcodex.ch

Indicando:

nome dell’installazione CRM;
URL completo del CRM;
numero di utenti da abilitare.

Verranno prese in considerazione esclusivamente richieste inviate da partner certificati vtenext.
Le richieste provenienti direttamente da clienti finali non verranno gestite.

Inserimento e attivazione licenza nel CRM

Dopo aver ricevuto la licenza:

Una volta completata l’attivazione, il sistema risulterà operativo e il plugin Outlook potrà essere utilizzato dagli utenti autorizzati.

Login e configurazione

Inserimento URL e credenziali CRM

Dopo l’installazione del plugin Outlook Mail Connector e l’attivazione della licenza lato CRM, è possibile procedere con l’accesso al plugin direttamente da Microsoft Outlook.

Per effettuare il login:

Aprire una email in Outlook.
Accedere al menu App / Add-in della mail.
Selezionare l’icona vtenext Mail Connector.
Inserire l’URL del CRM vtenext.
Inserire il proprio username CRM.

Il plugin utilizza le stesse credenziali e modalità di autenticazione configurate nel CRM. In base alla configurazione dell’istanza vtenext, potrà quindi essere richiesto:

inserimento password standard;
autenticazione MFA tramite applicazione Wilson;
autenticazione tramite provider SSO esterno.

Una volta completata correttamente l’autenticazione, il plugin sarà pronto per il collegamento delle email al CRM.

Logout e gestione sessione

Il plugin Outlook Mail Connector utilizza una sessione autenticata verso il CRM vtenext.

Logout

L’utente può effettuare il logout dal plugin in qualsiasi momento.

Il logout:

disconnette l’utente dal CRM all’interno del plugin;
non modifica alcun dato nel CRM;
non rimuove le email precedentemente collegate.

Per riutilizzare il plugin sarà necessario effettuare nuovamente l’autenticazione.

Gestione sessione

La sessione del plugin è legata alla validità dell’autenticazione CRM.
In caso di scadenza della sessione o invalidazione delle credenziali, verrà richiesto un nuovo login.

Funzionamento operativo

Accesso al plugin da una email

Outlook Mail Connector è accessibile direttamente dalle email aperte in Microsoft Outlook tramite il menu delle applicazioni (Add-in).

Per accedere al plugin:

Aprire un’email in Outlook.
Accedere al menu App / Add-in associato al messaggio.
Selezionare l’icona vtenext Mail Connector.

Una volta aperto, il plugin consente di collegare l’email corrente a un record esistente nel CRM vtenext.

Il plugin può essere utilizzato sia su email ricevute sia su email inviate.

Funzionamento operativo

Selezione modulo CRM e ricerca record

Una volta aperto il plugin Outlook Mail Connector, è possibile selezionare il modulo CRM a cui collegare l’email e individuare il record corretto.

Selezione modulo CRM

L’utente può scegliere liberamente il modulo di destinazione tra quelli disponibili nel proprio CRM vtenext, ad esempio:

Aziende
Contatti
Lead
Opportunità
Ticket
ecc...
Moduli personalizzati eventualmente configurati

La visibilità dei moduli dipende esclusivamente dai permessi dell’utente nel CRM.

Suggerimento automatico dei record

Il plugin analizza automaticamente il mittente dell’email e propone tra i primi risultati i record CRM ritenuti più pertinenti.

Questo consente di velocizzare il collegamento delle comunicazioni senza dover sempre effettuare una ricerca manuale completa.

Ricerca manuale record

È comunque sempre possibile:

effettuare una ricerca manuale del record;
selezionare liberamente il modulo desiderato;
scegliere il record corretto anche se non proposto automaticamente.

Funzionamento operativo

Collegamento email al CRM

Una volta selezionato il modulo e individuato il record corretto, è possibile procedere con il collegamento dell’email al CRM.

Il collegamento avviene manualmente, email per email.

Per salvare l’email:

Selezionare il modulo desiderato.
Selezionare il record corretto.
Confermare il collegamento tramite l’apposita azione nel plugin.

L’email viene quindi:

copiata integralmente nel CRM vtenext;
associata al record selezionato;
registrata nella relazione Messaggi del modulo scelto.

Il collegamento può essere effettuato sia per email ricevute sia per email inviate.

Funzionamento operativo

Gestione degli allegati

Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, gli eventuali allegati vengono gestiti automaticamente dal sistema.

Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva da parte dell’utente.

Comportamento degli allegati

Gli allegati dell’email:

vengono salvati insieme alla mail collegata;
restano associati alla comunicazione nella relazione Messaggi;
vengono archiviati anche nel modulo Documenti del CRM;
risultano visibili nei relazionati del record selezionato.

Questo garantisce che tutta la documentazione inviata o ricevuta tramite email venga centralizzata nel CRM, mantenendo coerenza e tracciabilità.

Nota operativa

Il salvataggio degli allegati avviene automaticamente nel momento in cui l’email viene collegata al record CRM.
Non è possibile selezionare singolarmente quali allegati salvare: il sistema archivia tutti gli allegati presenti nel messaggio.

Funzionamento operativo

Posizione delle email nel CRM e relazione Messaggi

Le email collegate tramite Outlook Mail Connector vengono archiviate direttamente all’interno del CRM vtenext nel record selezionato.

In particolare:

l’email viene associata al modulo scelto (Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Ticket, ecc…);
viene registrata nella relazione Messaggi del record;
il contenuto della mail viene copiato integralmente nel CRM.

Questo consente di mantenere uno storico completo delle comunicazioni direttamente collegato ai record CRM, facilitando consultazione, tracciabilità e condivisione delle informazioni tra utenti.

Gli eventuali allegati restano associati alla comunicazione e risultano consultabili sia nella relazione Messaggi sia nel modulo Documenti collegato.

Permessi e sicurezza

Replica dei permessi CRM nel plugin

Outlook Mail Connector replica i permessi configurati nel CRM vtenext, garantendo coerenza tra l’ambiente CRM e l’utilizzo del plugin in Outlook.

Questo significa che l’utente può visualizzare e utilizzare nel plugin esclusivamente:

i moduli per i quali possiede autorizzazioni;
i record accessibili in base al proprio profilo CRM;
i dati consentiti dalle configurazioni di sicurezza del sistema.

Il plugin non introduce permessi aggiuntivi rispetto a quelli già definiti nel CRM e non consente l’accesso a informazioni non autorizzate.

Questo approccio garantisce:

sicurezza nella gestione delle informazioni;
rispetto delle policy aziendali;
continuità nella gestione dei dati tra Outlook e CRM.

Permessi e sicurezza

Gestione dati email e privacy

Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, il contenuto del messaggio viene copiato integralmente all’interno di vtenext.

In particolare, vengono archiviati:

il corpo completo dell’email;
le informazioni principali del messaggio (mittente, destinatari, oggetto, data);
tutti gli allegati presenti.

Il plugin non crea un semplice collegamento alla casella Outlook, ma effettua una copia della comunicazione nel CRM, rendendola parte integrante dello storico del record selezionato.

Consapevolezza nella gestione delle comunicazioni

Una volta collegata al CRM, l’email diventa parte del patrimonio informativo aziendale gestito all’interno di vtenext.

Questo vale per qualsiasi email collegata tramite Outlook, indipendentemente dal tipo di account utilizzato (aziendale o personale configurato in Outlook).

Di conseguenza:

l’email potrà essere consultata da altri utenti CRM autorizzati;
l’accesso ai dati resterà comunque regolato dai permessi, profili e policy di sicurezza configurati nel CRM;
È importante collegare esclusivamente comunicazioni la cui archiviazione nel CRM sia aziendalmente autorizzata e coerente con le policy interne e le modalità operative concordate.

Considerazioni operative

Poiché le email vengono archiviate nel CRM:

è necessario rispettare le policy aziendali sulla gestione delle comunicazioni;
è opportuno valutare attentamente quali email collegare;
le policy GDPR e di protezione dei dati devono essere rispettate secondo le procedure interne dell’organizzazione.

Aggiornamenti e compatibilità

Aggiornamenti del plugin

Outlook Mail Connector viene aggiornato automaticamente tramite Microsoft Store.

Non è richiesto alcun intervento manuale da parte dell’utente per l’installazione delle nuove versioni dell’add-in in Outlook.

Gli aggiornamenti possono includere:

miglioramenti funzionali;
correzioni di eventuali anomalie;
nuove integrazioni con il CRM vtenext.

Compatibilità con il CRM

Alcune nuove funzionalità del plugin potrebbero richiedere un aggiornamento anche lato CRM vtenext.

In caso di incompatibilità tra versione del plugin e versione del CRM:

il sistema segnalerà che la versione non è supportata;
verrà richiesto di contattare il proprio partner o consulente per l’aggiornamento lato backend.

Questo meccanismo garantisce coerenza e stabilità tra il plugin Outlook e l’istanza CRM.

Disinstallazione e rimozione del plugin

Logout e disinstallazione

Outlook Mail Connector può essere disconnesso o rimosso senza impatti sui dati già archiviati nel CRM vtenext.

Logout dal plugin

Il logout dal plugin:

interrompe semplicemente la sessione di accesso al CRM;
non modifica alcun dato già salvato;
non rimuove le email precedentemente collegate.

Per riutilizzare il plugin sarà sufficiente effettuare nuovamente il login con le proprie credenziali CRM.

Disinstallazione del plugin

La disinstallazione dell’add-in Outlook:

non elimina le email già archiviate nel CRM;
non modifica le relazioni tra email e record CRM;
non comporta perdita di dati.

Le comunicazioni già collegate rimangono disponibili nel CRM secondo i permessi configurati.