Gestione dati email e privacy

Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, il contenuto del messaggio viene copiato integralmente all’interno di vtenext.

In particolare, vengono archiviati:

• il corpo completo dell’email;

• le informazioni principali del messaggio (mittente, destinatari, oggetto, data);

• tutti gli allegati presenti.

Il plugin non crea un semplice collegamento alla casella Outlook, ma effettua una copia della comunicazione nel CRM, rendendola parte integrante dello storico del record selezionato.

Consapevolezza nella gestione delle comunicazioni

Una volta collegata al CRM, l’email diventa parte del patrimonio informativo aziendale gestito all’interno di vtenext.

Questo vale per qualsiasi email collegata tramite Outlook, indipendentemente dal tipo di account utilizzato (aziendale o personale configurato in Outlook).

Di conseguenza:

• l’email potrà essere consultata da altri utenti CRM autorizzati;

• l’accesso ai dati resterà comunque regolato dai permessi, profili e policy di sicurezza configurati nel CRM;

• È importante collegare esclusivamente comunicazioni la cui archiviazione nel CRM sia aziendalmente autorizzata e coerente con le policy interne e le modalità operative concordate.

Considerazioni operative

Poiché le email vengono archiviate nel CRM:

• è necessario rispettare le policy aziendali sulla gestione delle comunicazioni;

• è opportuno valutare attentamente quali email collegare;

• le policy GDPR e di protezione dei dati devono essere rispettate secondo le procedure interne dell’organizzazione.