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Inserimento URL e credenziali CRM
Dopo l’installazione del plugin Outlook Mail Connector e l’attivazione della licenza lato CRM, è possibile procedere con l’accesso al plugin direttamente da Microsoft Outlook. Per effettuare il login: Aprire una email in Outlook. Accedere al menu Ap...
Logout e gestione sessione
Il plugin Outlook Mail Connector utilizza una sessione autenticata verso il CRM vtenext. Logout L’utente può effettuare il logout dal plugin in qualsiasi momento. Il logout: disconnette l’utente dal CRM all’interno del plugin; non modifica alcun d...
Accesso al plugin da una email
Outlook Mail Connector è accessibile direttamente dalle email aperte in Microsoft Outlook tramite il menu delle applicazioni (Add-in). Per accedere al plugin: Aprire un’email in Outlook. Accedere al menu App / Add-in associato al messaggio. Sel...
Selezione modulo CRM e ricerca record
Una volta aperto il plugin Outlook Mail Connector, è possibile selezionare il modulo CRM a cui collegare l’email e individuare il record corretto. Selezione modulo CRM L’utente può scegliere liberamente il modulo di destinazione tra quelli disponibili nel pr...
Collegamento email al CRM
Una volta selezionato il modulo e individuato il record corretto, è possibile procedere con il collegamento dell’email al CRM. Il collegamento avviene manualmente, email per email. Per salvare l’email: Selezionare il modulo desiderato. Selezionare ...
Gestione degli allegati
Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, gli eventuali allegati vengono gestiti automaticamente dal sistema. Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva da parte dell’utente. Comportamento degli allegati Gli allegati dell’email: ...
Posizione delle email nel CRM e relazione Messaggi
Le email collegate tramite Outlook Mail Connector vengono archiviate direttamente all’interno del CRM vtenext nel record selezionato. In particolare: l’email viene associata al modulo scelto (Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Ticket, ecc…); vien...
Replica dei permessi CRM nel plugin
Outlook Mail Connector replica i permessi configurati nel CRM vtenext, garantendo coerenza tra l’ambiente CRM e l’utilizzo del plugin in Outlook. Questo significa che l’utente può visualizzare e utilizzare nel plugin esclusivamente: i moduli per i quali ...
Gestione dati email e privacy
Quando un’email viene collegata al CRM tramite Outlook Mail Connector, il contenuto del messaggio viene copiato integralmente all’interno di vtenext. In particolare, vengono archiviati: il corpo completo dell’email; le informazioni principali del me...
Aggiornamenti del plugin
Outlook Mail Connector viene aggiornato automaticamente tramite Microsoft Store. Non è richiesto alcun intervento manuale da parte dell’utente per l’installazione delle nuove versioni dell’add-in in Outlook. Gli aggiornamenti possono includere: migliora...
Logout e disinstallazione
Outlook Mail Connector può essere disconnesso o rimosso senza impatti sui dati già archiviati nel CRM vtenext. Logout dal plugin Il logout dal plugin: interrompe semplicemente la sessione di accesso al CRM; non modifica alcun dato già salvato; ...
What is Outlook Mail Connector
Outlook Mail Connector is a Microsoft Outlook plugin (available in the Microsoft Store under the name vtenext Mail Connector) designed to manually link emails and their attachments to the vtenext CRM. The plugin allows users to associate individual emails — b...
Supported Email Accounts
Outlook Mail Connector works with any email account configured within Microsoft Outlook, regardless of the email provider used. The plugin can therefore be used with: Microsoft 365 / Exchange Gmail IMAP/POP accounts Corporate email provide...
Supported Outlook Platforms
Outlook Mail Connector is compatible with all Microsoft Outlook versions that support Microsoft add-ins. The plugin can be used on the following platforms: Outlook Desktop for Windows Outlook Desktop for macOS Outlook Web (browser version) ...
CRM Requirements
To use Outlook Mail Connector, an active vtenext CRM instance with an enabled Mail Connector license is required. Specifically: The plugin must be activated on the CRM side by the official vtenext partner or consultant. A valid CRM user account is r...
Connectivity and Technical Requirements
Outlook Mail Connector requires an active connection to the vtenext CRM in order to function correctly. The plugin does not provide any offline mode or local caching: all email linking operations are performed in real time through the CRM connection. Therefo...
Download from Microsoft Store
Outlook Mail Connector is available free of charge in the Microsoft Store as a Microsoft Outlook add-in under the name: vtenext Mail Connector To install the plugin: Open Microsoft Outlook (desktop or web). Access the Add-ins / Apps section. S...
Installation and First Access
Once the vtenext Mail Connector add-in has been installed in Outlook, the plugin becomes available within the email interface. To access the plugin: Open an email in Microsoft Outlook. Access the Apps / Add-ins menu associated with the email. S...